Prije javnog objavljivanja dokumenata Officea ili slanja nekome, vjerojatno ćete htjeti provjeriti koje skrivene informacije sadrže dokument i ukloniti osjetljive podatke. Ovaj metapodaci mogu kršiti vašu privatnost ili biti potencijalno posramljujući.
Prikaz i uklanjanje skrivenih podataka
Na Office 2013 ili Office 2010 kliknite izbornik Datoteka, kliknite Info i alat za pregled dokumenta bit će front-and-center, informirajući vas o potencijalno osjetljivim informacijama koje sadrži dokument. Te su informacije više očite nego u starijim verzijama sustava Office, no i dalje je lako propustiti ako niste svjesni da Ured dodaje ove osjetljive podatke u vaše dokumente.
Na sustavu Office 2007 kliknite gumba Office gumba na vrpci, pokažite na Pripremite i kliknite Isprovjeri dokument.
Koja vrsta metapodataka spašava ured?
Ured sprema svojstva dokumenta, uključujući pojedinosti poput autora, predmeta, naslova, datuma izrade dokumenta, posljednje izmjene i vremena korištenja dokumenta. Ta svojstva sadržavat će i naziv bilo kojeg predloška koji ste koristili prilikom izrade dokumenta, zaglavlja e-pošte i ostalih povezanih informacija. To može potencijalno biti neugodno - na primjer, možete poslati TPS izvješće svom šefu i reći da ste cijeli dan radili na njemu sami. No, metapodaci bi mogli otkriti da ste tek nekoliko minuta radili na TPS izvješću, surađivali s drugim ljudima i da ste je izradili pomoću predloška pod nazivom "Beskorisni predložak izvješća TPS-a". Još gore, ovdje postoje i druge implikacije na privatnost - možda biste htjeli objaviti dokument na webu bez povezivanja s imenom, no vaše će se ime prema zadanim postavkama pojavljivati u svojstvima dokumenta.
Također se mogu uključiti zaglavlja, podnožja, vodeni žig i tekst u obliku skrivenog teksta, ali se neće pojaviti ako podrobno izvadite dokument. Alat vam govori sadrži li vaš dokument ove informacije.
Ako ste surađivali s drugim ljudima prilikom pisanja dokumenta, sadržavat će još više podataka. Metapodaci će prikazati imena svih koji su radili na dokumentu, kao i bilo kakve komentare, revizijske oznake, napomene tinte i prethodne verzije dokumenta. Ako objavljujete dokument na kojem ste radili, vjerojatno ćete ukloniti sve te podatke, a ne dijeliti ih.
Kako zaustaviti ured od spremanja metapodataka
Nažalost, morat ćete upotrijebiti alat za inspektore dokumenata da biste uklonili osjetljive podatke iz svakog pojedinačnog dokumenta prije objavljivanja ili dijeljenja s nekim. Nema ugrađenog načina za uklanjanje tih informacija iz više dokumenata odjednom, niti postoji postavka u cijeloj Uredu da spriječi Office da primijeni te podatke u dokumente.
Međutim, Office automatski može ukloniti metapodatke svaki put kad spremite datoteku. Ovu postavku morate primijeniti na svaki dokument koji upotrebljavate - to je postavka specifična za dokument, a ne postavka cijelog sustava.
Kako biste spriječili Office da spremite metapodatke zajedno s vašim dokumentima, kliknite izbornik Datoteka, kliknite Mogućnosti i odaberite kategoriju Trust Center. Kliknite gumb Postavke centra za povjerljivstvo i odaberite Opcije privatnosti. Omogućite opciju "Ukloni osobne podatke iz svojstava datoteke na spremanje". Ako se čini sivo, kliknite gumb za inspektore dokumenata u nastavku, pokrenite dokument Inspector i uklonite sve osobne podatke dokumenta. Tada biste trebali moći kliknuti potvrdni okvir.
Imajte na umu da ovu opciju morati promijeniti za svaki dokument zasebno.
Te informacije mogu biti korisne, a neke od njih su ključne za suradnju ili za korporacije da prate tko je radio na dokumentu. No, kada je vrijeme za objavljivanje dokumenta, vjerojatno ćete htjeti ukloniti ove metapodatke.
