U nedavnom članku razgovarali smo o tome kako započeti upotrebljavati Outlook, a danas ga želimo proširiti kako bismo uključili rad s kontaktima. Vaši kontakti bit će središte vašeg iskustva s programom Outlook, onima s kojima vam odgovara i način na koji upotrebljavate aplikaciju.
Kao što očekujete, možete učiniti puno za upravljanje kontaktima s programom Outlook i imat ćete adresar postavljen prije nego što počnete upotrebljavati to ima puno smisla.
Izrada adresara
Da biste započeli s upravljanjem kontaktima, prvo što želite učiniti je da otvorite način People kako biste mogli spustiti posao. Postoji nekoliko načina za dodavanje kontakata u adresar. U početku vjerojatno ćete uvesti svoj adresar iz nekog drugog izvora, primjerice vašeg web-pošte ili drugog programa e-pošte.
Napominjemo, za svaki račun e-pošte imate imenik. U ovoj konkretnoj situaciji imamo lokalnu adresaru za našu lokalnu podatkovnu datoteku programa Outlook i imamo još jednu povezanu s našim računom e-pošte.
U svakom slučaju, pokrijmo osnovne teme, tako da ako nemate adresara za uvoz, možete početi ručno dodavati kontakte. Na sljedećem snimku zaslona vidimo dio našeg novog adresara, koji je za sada potpuno prazan.
U tom slučaju odabrat ćemo potonje da biste uštedjeli vrijeme na tipkovnici, nakon čega ćemo kliknuti "Spremi &zatvori" da bismo otkrili nove unose u adresaru.
Ako koristite uslugu web-pošte ili neku drugu, vjerojatno su vaši kontakti i morat ćete ih uvesti u Outlook. Ako svaki pojedini kontakt želite dodati jedan po jedan, onda ste zasigurno dobrodošli to učiniti, no preporučujemo vam uvoz glavnog popisa kontakata, bilo da je riječ o Thunderbirdu ili Gmailu ili drugoj usluzi e-pošte.
Uvoz i izvoz kontaktnih zapisa
Bez obzira koristite li Gmail ili Yahoo Mail !, ili imate račun e-pošte od 1997 koji ste pažljivo čuvali i održavali, kontakte i sve, neizbježno ćete možda morati stavljati kontakte u svoje kontakte programa Outlook masovno.
Da biste to učinili, možete izvesti kontakte iz drugog izvora i zatim ih uvesti u Outlook. Obično se to jednostavno postiže jednostavno pristupanjem postavkama ili opcijama s vašeg računa e-pošte ili klijenta, a zatim odabirom opcije izvoznih kontakata.
vCard? Što je vCard?
Možda ste čuli vCards (Virtual Card File ili.VCF), možda ste ga čak i primili ili je koristili. vCardovi su standardni format elektroničke poslovne kartice koju možete razmjenjivati s drugima, na primjer putem potpisa e-pošte ili privitka.
Bez obzira na to, postoji nekoliko načina na koje možete upravljati vCardom u programu Outlook. Najvjerojatniji scenarij je mjesto gdje ćete morati uvesti kontakt ili izvoziti na vCard. How-To Geek ima potpuni opis ovog procesa, koji će vam brzo dovesti do brzine.
Ponekad možete imati mnogo vCarda pohranjenih u jednoj datoteci vCard. Ako ipak pokušate pretvoriti ovu datoteku, uvest će se samo prvi vCard u datoteci. Da biste prevladali ovo ograničenje, prvo morate pretvoriti u.CSV datoteku, a zatim ga uvesti u Outlook. Preporučujemo da pročitate ovaj članak za potpuni opis tog postupka.
Konačno, možete izvesti sve kontakte na pojedinačne vCard kartice ili jedan glavni vCard, kao što je opisano u prethodnom odlomku. Još jednom imamo veliku udžbenik o tome kako to raditi, tako da s tim trebate biti ubrzani kako biste dobili vCards sa i bez Outlooka s relativnom lakoćom.
Stvaranje i upravljanje kontakt grupama
Razgovarajmo o grupama sada jer budemo u mogućnosti brzo skratiti poruku određenoj skupini duša da ne zaboravite uključiti bilo koga i spasiti vas od unosa svakog imena u polje Prima:.
Da biste postavili kontakt grupu, kliknite na "Nova kontaktna skupina" na vrpci.
Kada završite, kliknite "U redu".
Opcije ljudi
Ako kliknete na "File -> Options", Outlook možete konfigurirati na više načina u nekoliko različitih kategorija.
Upravljanje kontaktima programa Outlook prilično je jednostavan, ali kao što ste vidjeli, možete im učiniti mnogo više da ih održite ispravno. Zajmljuje mnogo više za zaokruživanje vašeg doživljaja programa Outlook ako imate više informacija u kontaktima nego samo ime i adresu e-pošte.
Ako ste još uvijek djelomični za korištenje nešto poput usluge Gmail kao primarnog pružatelja usluga e-pošte, još uvijek možete upotrebljavati Outlook kako biste lakše upravljali kontaktima, a istovremeno ih zadržavali sinkronizirali s Gmail računom.