Početnik: Kako stvoriti, upravljati i dijeliti kalendare u programu Outlook 2013

2024 Autor: Geoffrey Carr | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:57

Osim ako živite bez odgovornosti, sunce se vjerojatno podiže i rješava vaš dnevni kalendar. Ako ne znate što se događa svakodnevno, brzo ćete se naći izgubljeni u labirintu propuštenih sastanaka i sastanaka iznenađenja.

Razgovarajmo o Outlookovim kalendarima jer je izvan e-pošte (možda čak i više puta) organiziran i produktivan oslanja se na sposobnost upravljanja događajima i obavljanja stvari. Jedna od stvari koju Outlook čini s velikim aplombom, možda bolje od većine drugih aplikacija, kalendara je. Kalendarske funkcije programa Outlook su neprimjerene kada je u pitanju stvaranje, izmjena i dijeljenje događaja.

Ovaj članak će se prvenstveno usredotočiti na jednostavne stvari. Pokazat ćemo vam kako izraditi i upravljati kalendarima, dodati sastanke, sastanke i dijeliti ih s drugima u adresaru radi jednostavne suradnje. Kada završimo, pokazat ćemo kako izvan upotrebe programa Outlook za osnove poput e-pošte ili kontakata i adresara možete uključiti kalendar u svoj život zauzet i poboljšati svoj dom ili mali ured.

Osnove kalendara

Kad god koristite Outlook, imat ćete svoje kalendarske mogućnosti na raspolaganju. Čak i ako nemate postavljen račun e-pošte, još uvijek možete koristiti Outlook za ostale značajke. Kalendar, međutim, najbolje funkcionira ako možete iskoristiti svoje suradničke mogućnosti, tako da pomoću računa e-pošte možete biti sigurni da možete slati pozivnice za sastanke i primati obavijesti sudionika.

Bez obzira na to, ovdje je vaš osnovni, svakodnevni kalendar, tj. Zadani kalendar povezan s vašim zadanim profilom programa Outlook. Ovo je mjesečni prikaz, ali možete koristiti funkcije na kartici Arrange da biste promijenili prikaz.

Na primjer, u nastavku je prikaz radnog tjedna (u odnosu na cijeli prikaz tjedna). Vrlo je jednostavno, s vremenom (možete ga postaviti u svoj grad) i okvir za pretraživanje. Ako imate bilo kakvih sastanaka ili sastanaka, vidjet ćete ih ovdje i možete prijeći na prethodni ili sljedeći tjedan tako da kliknete gumbe "Prethodni sastanak" ili "Sljedeći sastanak", na rubovima kalendara.

Pomaknite se malo i usredotočite se na to kako promijeniti raspored kalendara kako bi bolje odgovarali vašim specifičnim ili posebnim potrebama.

Prilagodba mišića vašeg kalendara

Dovoljno je da malo promijenite raspored i izgled vašeg kalendara. Ako pogledate karticu Prikaz u nastavku, vidite cijeli asortiman stilova koje možete upotrijebiti za kalendar koji odgovara vašim organizacijskim potrebama.

Pogledajte sljedeći kalendar. Napravili smo neke manje izmjene na njegov izgled. Za jednu, možete promijeniti boju, što je suptilan, ali lijep dodir.

Kartica Prikaz omogućuje vam dodavanje još nekoliko prikaza kako biste naglasili način rada. Na primjer, tu je traka za obveze, koja vam omogućuje dodavanje kalendara, osoba i zadataka u stupac desno (pogledajte gore). Ova traka za obveze prilagodljiva je načinu rada, pa čak i ako ste omogućili zadatke i kalendar, kao u gore opisanom snimku zaslona, ako se prebacite na pristiglu poštu, morat ćete ponovno omogućiti značajku To -Do Bar.

Dobro je igrati se s karticom Prikaz u svakom načinu rada, jer oni neće biti svi isti. Na primjer, okna za čitanje nema puno koristi u prikazu kalendara, ali svakako je izvrstan dodatak vašoj pristigloj pošti.

Isto tako, provjerite dnevni prikaz kalendara s omogućenim prikazom dnevnih zadataka. Ovdje možete vidjeti dnevni kalendar s dolje navedenim zadacima u nastavku.

Razgovarat ćemo mnogo više o zadacima u nadolazećem članku, ali sada ćemo se usredotočiti na sve što biste željeli znati o imenovanjima i sastancima.

Dodavanje sastanaka i sastanaka

Pogledajmo postavljanje sastanaka i sastanaka. U sljedećem primjeru organiziramo pizza party. Naravno, predmet je prirode imenovanja, a dok pizzeria nije nužno "imenovanje", dobit ćete ideju. Zatim možete dodati druge pojedinosti kao što je mjesto gdje se pizzeria održava i vrijeme početka i završetka.

Postoji puno prostora (tehnički neograničeno) za dodavanje bilješki, uputa ili uputa na događaj. Naravno, nije puno zabave ako nemate drugih ljudi. Zato moramo pozvati neke sudionike. Nakon što pozovete ljude, više se ne smatra terminom. Umjesto toga Outlook ga mijenja na sastanak. Na sljedećem snimku zaslona vidimo da je naš novi sastanak okrenuo sastanak.

Možete upisati imena rukom ili kliknuti gumb "Na" da biste dodali sudionike iz adresara. Ako još niste postavili adresar, možemo vam reći kako dodati i upravljati kontaktima, kao i uvoziti kontakte iz drugih izvora, kao što je Gmail.

Ako zatražite odgovor (umjesto da jednostavno stavite riječ i ostavite ga na to), tada će pozvatelji imati priliku da RSVP. Imajte na umu da ovo izvrsno funkcionira s Microsoftovim proizvodom, kao što je račun e-pošte Outlook.com, u kojemu ste izravno primili opcije odgovora u poruci.

U Gmailu ćete moći djelovati na poziv na prilično isti način. Međutim, odgovorite, ona će biti poslana organizatoru događaja i automatski dodana u Outlook.

Sada kada smo jasni o imenovanjima i sastancima, prebacit ćemo ih na izmjenu i otkazivanje jer je promjena neizbježna, a ponekad i naši najbolje postavljeni planovi propadaju.

Izmjena ili poništavanje sastanaka i praćenja odgovora

Nešto se dogodilo, i moramo premjestiti našu pizzersku zabavu u subotu navečer. Ovo nije problem za nas, nego što je s našim polaznicima? Pa, njihovi su planovi u potpunosti na njima, ali Outlook ih barem olakšava upozoriti na promjene.

Da biste izmijenili sastanak i obavijestili svoje sudionike, prvo otvorite događaj iz kalendara programa Outlook i unesite potrebne izmjene. U ovom slučaju, samo premjestimo sastanak jedan dan. Imajte na umu da možete kliknuti "Pošalji ažuriranje", a vaše će pozvani biti ažurirani na promjenu.

U ovom trenutku, ako su neki sudionici prethodno prihvatili vašu pozivnicu, morat će je ponovno prihvatiti.

Sada bi moglo biti dobro vrijeme da prikažete kako pratiti napredak vašeg sastanka. Kliknite gumb "Praćenje" i odavde možete vidjeti napredak vašeg sastanka. Upravo sada je prihvatio samo jedan pozvan, pa možda ova subota nije tako dobro vrijeme.

Uh oh, opet je nešto došlo i trebamo otkazati sastanak. Jednostavno kliknite gumb "Odustani sastanak". Vaša se pozivnica sada mijenja i dobit ćete gumb "Pošalji otkaz" da biste kliknuli i poslali loše vijesti.

Jednostavno je to, vaše prethodne pozvane osobe dobivaju ažuriranu e-poštu i događaj će biti uklonjen iz kalendara programa Outlook.

Događaji

S vašim imenovanjem - uključenim sastancima i spremljenim - vidjet ćete ga u svom kalendaru. Kada pređete iznad nje, vidjet ćete relevantne detalje. U ovom trenutku, ako je sve dobro, možete ga ostaviti i prijeći na druge stvari.

Ako, međutim, želite promijeniti ili izbrisati, možete je otvoriti dvostrukim klikom ili pomoću odgovarajuće radnje na vrpci, a ovdje je gumb "Otvori".

Također možete pristupiti mnogim iste kontrole vrpce iz kontekstnog izbornika desnom tipkom miša.

S otvorenim sastankom ili imenovanjem, imajte na umu karticu Opcije koja će utjecati na neke izmjene kao što su promjena statusa (zauzet, privremeni, izvan ureda itd.), Postavljanje podsjetnika, promjenu vremenske zone i konačno postavljanje događaj kao ponavljajući.

Ponavljajući događaji su česti, kao što je tjedni sastanak ili kvartalna zarada, ili samo ručak s prijateljem pa je dobro znati ih postaviti. Kao što možete vidjeti na snimci zaslona, to bi trebalo biti prilično lako riješiti. Možete postaviti vrijeme imenovanja, uzorak i, naravno, raspon ili koliko dugo će se ponavljati.

Vidite na sljedećoj slici, postavili smo ponavljajući događaj svakog ponedjeljka u 13:00, što će trajati neograničeno.

Važno je zapamtiti da dok sastanci i sastanci imaju nekoliko ključnih razlika, oni i dalje izgledaju i mogu se mijenjati na isti način, tako da sve opcije koje vidite na sastanke bit će jednake za sastanke.

Stavljanje datoteke ili dokumenta u stavku Kalendara

Zamislimo da ste dogovorili sastanak, primjerice, da odnesete vašeg ljubimca veterinaru ili da se ulje promijeni, au oba slučaja imate dokument ili sliku koju želite pridružiti, tako da ne zaboravite.

U sljedećem primjeru dobivamo naše ulje konačno promijenjeno i imamo kupon za to. Možete ispisati kupon i pokušati ju zapamtiti unaprijed ili ga jednostavno priložiti na sastanak, tako da kada vas Outlook podsjeti, kupon je tamo, tako da ga možete ispisati dok razmišljate o tome.

Da biste to učinili, želite kliknuti vezu "Priloži datoteku", a zatim potražite mjesto na kojem je spremljena. Možete umetnuti datoteku kao onu, zalijepiti ga kao tekst ili umetnuti lokaciju datoteke kao hipervezu. U ovom slučaju, samo ćemo priložiti PDF kao takav.

Naravno, to će biti vrlo korisna značajka ako trebate dijeliti dokumente za poslovni sastanak, poslati studijske materijale studentima ili kad god situacija može tražiti dodatne informacije.

Upravljanje i dijeljenje kalendara

Upravljanje kalendarima omogućit će vam da ostvarite dvije stvari. Kalendare možete otvoriti iz različitih izvora, a možete izraditi i spremati grupe kalendara.

Ako kliknete gumb "Otvori kalendar", možete izraditi kalendar iz nekoliko izvora, uključujući s interneta ili možete izraditi praznu kalendar. Jedna od prednosti izrade praznog kalendara je da možete zadržati posao i kućni život odvojeno.

Na sljedećem snimku zaslona vidjet ćete nekoliko kalendara, a također smo izradili i posebnu grupu za rad. Možete zapravo povući događaje iz jednog kalendara u drugi; vidite kako imamo unos za tjedni sastanak u dva kalendara koju smo odabrali za prikazivanje.

Biti u mogućnosti povući događaje kroz kalendare znači da ako ste potrošili vrijeme za dodavanje sastanka ili sastanka, ako kasnije odlučite da treba biti na drugom kalendaru, ne morate ponovno stvarati događaje.

Konačno, možete podijeliti kalendare, koji bi trebali biti prilično samo-objašnjeni, no ipak je mogućnost slanja kalendara putem e-pošte. To smo ukratko pokrivali u prethodnom članku, to je još jedan način da to postignemo. Ovdje na sljedećem snimku zaslona vidite što se događa kada koristite ovu opciju.

Možete odrediti koji kalendar koji dijelite, datumski raspon (od jednog dana do cijelog kalendara), razinu pojedinosti za dijeljenje (jednostavna dostupnost, ograničeni i potpuni podaci), a zatim postoji nekoliko naprednih opcija koje možete koristiti.

Dijeljenje na taj način znači da možete brzo, jednostavno i neprimjetno širiti kalendarske podatke s drugim korisnicima programa Outlook i integrirati kalendare koji vam se šalju.

Opcije kalendara

Postoji dosta kalendarskih opcija za razvrstavanje (iako ne sasvim onoliko koliko s e-poštom). Većina tih opcija namijenjena je za konfiguriranje kalendara kako bi učinkovitije radile s vašim profesionalnim i osobnim potrebama.

Na primjer, možete promijeniti radno vrijeme i radni tjedan, dodati odmor, promijeniti vremensku zonu, postaviti zadanu boju, pa čak i odabrati između Fahrenheita i Celzija. Radite svoj put kroz njih u slobodno vrijeme i isprobajte ono što vam najbolje odgovara.

Značajke kalendara u programu Outlook su vrhunski, a ako radite u organizaciji s središnjim poslužiteljem za razmjenu, vjerojatno ste upoznati s načinom na koji možete surađivati na dijeljenim kalendarima, pogledajte događaje i još mnogo toga. Sve ovo neprimjetno funkcionira unutar vlastite instalacije programa Outlook za dodatnu snagu i praktičnost.

Kod kuće je lijepo imati kalendar s toliko mnogo značajki u istom programu. Nema potrebe za prebacivanjem s aplikacije e-pošte u aplikaciju kalendara, možete zakazati događaje i brzo pozivati sudionike sa samo nekoliko klikova gumba miša i još mnogo toga.

Ali, to je dovoljno da pričamo od nas. Zašto sada ne čujemo od tebe? Javite nam svoje misli ili posudite svoje komentare u naš forum za raspravu.