Ured već radi iza kulisa kako bi se veličine datoteka mala. Novije vrste DOCX datoteke uglavnom djeluju kao ZIP datoteke, sažimajući sadržaj datoteke. Slike i tekst koji se više puta pojavljuju u dokumentu pohranjuju se samo jednom u stvarnu datoteku. Dakle, barem u novijim verzijama aplikacija sustava Office vidjet ćete da velike veličine datoteka obično imaju puno različitih slika u dokumentima.
Dobra je vijest da Office aplikacije nude i praktične alate za čuvanje tih veličina slika. U ovom članku koristimo Office 2016 (konkretnije Word 2016) kao naš primjer. No, pronaći ćete iste alate koje ćemo raspravljati u drugim aplikacijama sustava Office, kao što su Excel i PowerPoint te u prethodnim verzijama sustava Office koji se vraćaju na barem Office 2010.
Komprimirajte slike u dokumentu Officea
Prvi korak koji biste trebali poduzeti u pokušaju smanjivanja veličine datoteke dokumenta sa slikama jest stiskanje tih slika. Svaka aplikacija sustava Office nudi vam praktičan alat za to. Koristimo Word ovdje (i to ćemo upućivati u sljedećim koracima), ali značajke ćete pronaći na istom mjestu u drugim aplikacijama sustava Office.
U dokumentu kliknite bilo koju sliku da biste je odabrali. Kliknite izbornik Format koji će se pojaviti na alatnoj traci sustava Office kada odaberete sliku.
Ovisno o broju slika u vašem dokumentu, Word može potrajati nekoliko trenutaka da ih sve komprimira. Kada završite, spremite dokument i provjerite novu veličinu datoteke. Ako niste sigurni da želite zadržati promjene, uvijek možete spremiti dokument kao novu datoteku, a zatim usporediti veličine datoteka s izvornom verzijom.
Ukloni uređivanje podataka sa slikama
Uredske aplikacije nude sve vrste sjajnih alata za uređivanje slika u kojima se nalaze. Kada ih upotrebljavate, Word zadržava originalnu sliku i prati uređivanja koja ste napravili kako biste ih poništili ili se vratili na izvornu sliku ako vam je potrebna, Ako ste zadovoljni načinom oblikovanja svojih slika, sve što je spremljeno za uređivanje samo povećava veličinu datoteke. Ako komprimiranje slika u vašem dokumentu nije dovoljno daleko dosegla vašu datoteku, možete također izbrisati Word spremljene podatke o oblikovanju. Opet, možda biste htjeli spremiti dokument kao novu datoteku prije nego što započnete kako biste se mogli vratiti na izvornik, ako je potrebno.
Dok je dokument otvoren, kliknite izbornik Datoteka.
U našem primjeru uzeli smo Word datoteku ("File 1.docx" na sljedećoj slici) koja sadrži oko 20 kvalitetnih slika i vagati u veličini od gotovo 48 MB. Mnoge od tih slika su izrezane, neke su promijenjene veličine, a nekoliko je uređeno na druge načine. Nakon komprimiranja slika i uklanjanja spremljenih informacija o oblikovanju, nova datoteka ("File 2 (compressed).docx" u sljedećoj slici) sada je nešto manje od 35 MB, što predstavlja smanjenje veličine datoteke od oko 27%. I ilustrirati ugrađenu kompresiju u DOCX formatu, zalijepili smo i tu datoteku. Kao što vidite, razlika u veličini između zipnih i odloženih datoteka zanemariva je.